Cómo Gestionar la Producción de un Evento en Directo

¡Hola, amantes de los cables!

Hoy quiero que recordemos juntos un videotutorial que grabamos hace unos años en el canal. En ese momento, compartimos cómo gestionamos y organizamos toda la producción técnica de un evento en directo, centrándonos en la preparación de un streaming días o semanas antes del evento. Ten en cuenta que, aunque han pasado unos años y algunas cosas han podido cambiar en nuestro protocolo, la base de la planificación sigue siendo la misma.

Nuestro fuerte siempre ha sido la parte técnica, por lo que la planificación técnica siempre fue nuestra prioridad. Aquí te cuento cómo estructurábamos el proceso en cinco etapas:

1. Definición del Proyecto
Todo arranca con la reunión con el cliente. En este encuentro, definimos el proyecto y qué es lo que necesitamos. El cliente nos indica cuántas cámaras quiere y cuáles serán las fuentes de datos. Por ejemplo, puede que necesiten un PowerPoint, enseñar una página web, o hacer una demostración con un software. Esto de los softwares es muy común y bastante interesante, ya que muchos de ellos no se les puede capturar la señal simplemente capturando la pantalla.

También definimos los recursos gráficos que se quieren meter en directo, y pensamos en el sonido, la microfonía y la integración audiovisual con otras empresas, como las que gestionan la sonorización o los proyectores.

Finalmente, definimos la escaleta. Aquí establecemos el orden del evento: si el ponente quiere un primer plano, alternar con planos generales, o si quiere lanzar un vídeo o un recurso en un momento dado.

2. Estrategia y Flujo de Trabajo
Internamente, definimos la estrategia y el flujo de trabajo. Hay dos tipos de oradores: los que tienen una escaleta completamente cerrada, y los que son más improvisados. Si el orador es muy improvisado, puede pedirte un recurso que ya se lanzó antes o cambiar de tema de repente. Esta estrategia nos ayuda a definir cómo vamos a usar los presets técnicos para la mezcla, ya sean presets de ATEM o de vMix.

3. Diseño Técnico y Solución de Incoherencias
Aquí definimos si podemos hacer el evento con recursos propios o si vamos a necesitar alquiler de equipos. Vamos al almacén, vemos lo que falta y planificamos las rentas.

Algo que hacemos desde el minuto uno es empezar a crear diagramas de flujo. Usamos herramientas digitales para esto (como un iPad) porque nos permite guardar los esquemas y compartirlos rápidamente con nuestros colaboradores, lo cual es mucho mejor que usar libretas de papel que acaban perdiéndose. Vamos mejorando este diagrama base desde la primera conversación con el cliente.

Un punto esencial es la solución de incoherencias. Sucede que, según el cliente te da la información, a veces se encuentran cosas que no son coherentes con los medios contemplados. Por ejemplo, nos ha pasado que nos pidan un primer plano con una cámara que no iba a estar operada, o que el cliente asuma que contamos con cuatro o cinco cámaras cuando en el presupuesto solo se incluyó un operador para dos. Estas incoherencias hay que solucionarlas mucho antes de que llegue el evento.

4. Delegación de Tareas y Roles
La delegación de tareas es súper importante. Aunque somos una empresa pequeña y trabajamos sin jerarquías, diferenciamos las tareas entre realizadores y operadores de cámara.

Realizadores: Nos encargamos del diseño del preset (de vMix o ATEM), el diseño del flujo de trabajo (workflow) y la supervisión del montaje. Muchas veces, decidimos que un realizador se encargue de las cámaras y otro de los gráficos (PowerPoint, Zoom, videollamadas) o de la gestión de las grabaciones o la proyección. Las videollamadas también son un recurso que hay que gestionar si se mete a alguien de fuera en el directo.

Operadores de Cámara: Su responsabilidad es asegurar que el cableado de la cámara a la realización sea correcto, usar los cables adecuados y asegurarse de que el formato previamente acordado se esté utilizando. También se les dan pautas sobre movimientos, tipos de planos y cómo encuadrar (por ejemplo, dejando espacio en un lado del plano para meter un gráfico o diapositiva).

5. Plazos Previstos, Ensayos y Cambios
Lo primero que hacemos es darle al cliente una lista de plazos previstos. Esto es crucial porque si el cliente tarda mucho en aceptar el presupuesto, el tiempo de reacción se recorta y hay menos margen para editar vídeos, hacer gráficos o grabar recursos, lo cual requiere tiempo.

En nuestro calendario ideal, después de la definición del proyecto, la escaleta y la aprobación del presupuesto (Días 1-4, por ejemplo), seguimos este flujo:

Diseño Técnico y Producción de Recursos: Una vez aprobado el presupuesto, realizamos el diseño técnico final y definimos qué equipos se usarán. Mandamos a nuestros colaboradores a trabajar en los gráficos y recursos de postproducción (vídeos, motion graphics). A la vez, adaptamos estos recursos y preparamos el archivo de configuración (preset) de la mesa de mezcla.
Simulacro con el Cliente: Hacemos un simulacro (presencial o por videoconferencia) para que el cliente vea el trabajo y nos indique si hay cambios (como que un gráfico entre más tarde). Se manda a hacer el cambio.

Reunión y Simulacro con el Equipo: Nos juntamos con el equipo, exponemos el plan y hacemos un simulacro interno. Ahí delegamos definitivamente las tareas a cada uno.
Días Previos y Cambios Menores: En la semana antes del evento, ya solo aceptamos cambios menores (como cambiar un vídeo). Un cambio mayor podría obligarnos a rehacer todo el preset, lo que tomaría mucho tiempo y no se aceptaría a esas alturas.

Montaje, Test y Ensayos: Se dedica un día al montaje y test (verificar que todo funcione). Al día siguiente, se continúa con el montaje y la puesta en marcha, y se empieza con los ensayos. Estos son un simulacro real, ya en la sala, con los ponentes y el presentador. Luego, llega el evento.

El Concepto Vital: No dejar nada al azar
Si hay algo de aquel vídeo que tienes que llevarte, es la importancia de los esquemas.

Tener una colección de tus esquemas de configuración y un registro de todo lo que haces es súper, súper importante para el futuro. Esto nos salva de ir a «prueba y error» en cada evento. Si no haces esta preparación, vas al evento siempre de cero, lo que causa mucho estrés y hace que tengas que solucionar problemas sobre la marcha. En el peor de los casos, el evento podría no salir.

Nos ha pasado que nos han llamado profesionales el mismo día pidiéndonos una maleta de conversores de urgencia. No sabían que las cámaras solo sacaban 1080p 50 y que sus cables viejos solo soportaban 1080p 25. O nos han llamado pidiendo cables que cogieran hasta 4K porque los que tenían solo llegaban hasta 3G SDI. Estas cosas hay que dejarlas muy claras siempre, y la mejor manera es tener el esquema.

Nosotros tenemos esquemas guardados de hace al menos seis años, y vamos apuntando siempre lo que funciona bien o mal. De esta forma, siempre tendrás todo más atado y probado.

Piensa en tu esquema como un plano arquitectónico de tu evento. Si tienes este plano detallado y lo sigues, sabrás exactamente dónde va cada cable y componente. Esto elimina la improvisación y te garantiza que, aunque la obra sea compleja, el resultado final será sólido y funcionará a la perfección.